Warum Tätigkeitsstrukturanalysen unverzichtbar sind

Von Ralf Berti
Taetigkeitsanalyse Balkendiagram

Tätigkeitsstrukturanalysen (TSA) sind ein zentrales Instrument der modernen Arbeits- und Organisationsgestaltung. Sie erfassen systematisch, wer welche Aufgaben wann, in welchem Umfang (Volumen) und in welcher Umsetzungszeit (Aufwand) tatsächlich erledigt.

Es ist elementar wichtig für die Ressourceneinsatzplanung zu wissen, wer was, wann, in welchem Volumen und in welcher Umsetzungszeit macht.
Nur so können Ressourcen effizient geplant, Arbeitsbelastungen gesteuert und Prozesse zielgerichtet optimiert werden.

Tätigkeitsanalyse Schaubild

Tätigkeitsstrukturanalysen (TSA) sind ein wichtiges Instrument der Arbeits- und Organisationsgestaltung. Sie helfen dabei, systematisch zu erfassen, welche Aufgaben, Tätigkeiten und Arbeitsabläufe ein Mitarbeiter im Rahmen seiner Tätigkeit tatsächlich ausführt. Es ist aus mehreren Gründen wichtig zu wissen, was ein Mitarbeiter macht:

1. Transparenz und Verständnis

  • Eine TSA schafft Klarheit darüber, wie die Arbeit tatsächlich abläuft – unabhängig von Stellenbeschreibungen oder Annahmen.
  • Oft gibt es Unterschiede zwischen dem, was offiziell vorgesehen ist, und dem, was in der Praxis gemacht wird („Ist-Zustand“ vs. „Soll-Zustand“).

2. Optimierungspotenzial erkennen

  • TSA zeigt auf, wo es Doppelarbeiten, Leerlaufzeiten, ineffiziente Prozesse oder nicht genutzte Ressourcen gibt.
  • Dadurch können Abläufe verbessert und Ressourcen gezielter eingesetzt werden.

3. Aufgabenverteilung & Personaleinsatz

  • Man erkennt, wer welche Aufgaben übernimmt und wie stark bestimmte Tätigkeiten einen Mitarbeiter auslasten.
  • Das unterstützt eine gerechte Arbeitsverteilung und hilft bei der Kapazitätsplanung oder bei der Entscheidung, ob zusätzliche Kräfte nötig sind.

4. Grundlage für Digitalisierung & Automatisierung

  • Wenn bekannt ist, welche Tätigkeiten repetitiv oder standardisiert sind, kann man gezielt prüfen, ob und wie diese digitalisiert oder automatisiert werden können.

5. Qualifizierungs- und Schulungsbedarf

  • TSA kann zeigen, ob Kompetenzen fehlen, Überqualifikation vorliegt oder Schulungen nötig sind, um Aufgaben besser zu bewältigen.

6. Unterstützung bei Veränderungsprozessen

  • Bei Umstrukturierungen, Einführung neuer Systeme oder Aufgabenneuzuschnitten ist es entscheidend zu wissen, was die Mitarbeitenden tun, um fundierte Entscheidungen zu treffen.

7. Rechtliche & tarifliche Aspekte

  • In manchen Branchen sind Tätigkeitsstrukturanalysen auch relevant für tarifliche Eingruppierungen oder zur Arbeitsplatzbewertung.

"Was tut der Mitarbeiter wirklich?" ist keine triviale Frage. Tätigkeitsstrukturanalysen liefern die objektive Basis, um Arbeit zu verstehen, zu gestalten und zu verbessern – sowohl im Interesse des Unternehmens als auch der Mitarbeitenden.