Lean-Projektierung SAP/JJK: Zentralisierung von Beilagenmanagement mit Digitalisierung

Projektübersicht

Im Rahmen des Lean-Projekts wurde die Zentralisierung des Beilagenmanagements angestrebt, um signifikante Einsparungen in der Arbeitszeit sowie eine verbesserte Prozessqualität zu erzielen. Durch die Implementierung harter Digitalisierungsmaßnahmen bis zur Versandlinie wurde eine Effizienzsteigerung ermöglicht, die auf wiederkehrende Einsparungen von insgesamt 11.000 Stunden pro Jahr abzielt.

Die Wochenstunden konnten von 310 h auf 70 h reduziert werden. (-70 %). Arbeitsaufwand:

• 11.440 h/Jahr
• 6,3 FTE
• 220 h/Woche

Im Rahmen des Lean-Projekts wurde nicht nur die Digitalisierung und Zentralisierung des Konzern-Beilagenmanagements vorangetrieben, sondern auch die Effizienz und Integration der Druckerei sowie des Versands umfassend betrachtet. Eine ganzheitliche Einbindung dieser Bereiche ermöglichte es, Verschwendungen zu identifizieren und zu eliminieren, die durch manuelle Transportprozesse und Medienbrüche entstanden sind.

Verbesserungen im Prozess

1. Digitalisierung des Transportprozesses
Die Beilagen und Versandpapiere, die zuvor täglich in einem Koffer zwischen Druckhaus und Verlag per Pendelverkehr transportiert wurden, werden jetzt digital verwaltet. Dieser Schritt hat die Notwendigkeit des physischen Transports eliminiert und somit Zeit und Ressourcen gespart.

2. Eingangs-Scanning der Prospekte
Das Druckhaus scannt die Prospekte im Wareneingang ein. Alle relevanten Informationen werden dabei sofort in das Verlagssystem aufgenommen. Dies gewährleistet, dass die Daten in Echtzeit zur Verfügung stehen und alle Stakeholder – sowohl Verlag als auch Druckhaus – stets einen hohen Grad an Transparenz haben.

3. Automatisierte Erstellung von Versandpapieren
Das System generiert automatisch die benötigten Versandpapiere. Diese werden im Pull-Prinzip vom Versandteam auf einem Tablet digital abgerufen, was wiederum Medienbrüche vermeidet und den Prozess beschleunigt.

Eliminierung von Medienbrüchen und manuellem Aufwand

Im Verlauf der Projektierung wurden zahlreiche ineffiziente Tätigkeiten, die als Medienbrüche, Handarbeiten oder „Out of the Box“-Aktivitäten identifiziert wurden, analysiert und automatisiert. So konnten diese Schritte eliminiert werden, was zu einer signifikanten Reduzierung der Bearbeitungszeit führte und den Mitarbeitenden die Möglichkeit gibt, sich auf wertschöpfende Aufgaben zu konzentrieren.

Motto und Umsetzung

Das Leitmotiv des Projekts, „Was die Maschine kann, soll die Maschine machen“, wurde konsequent umgesetzt. Durch die optimale Nutzung von Automatisierungs- und Digitalisierungstechnologien wurde der strategische Ansatz verfolgt, die Arbeitslast von den Mitarbeitenden auf Maschinen und Systeme zu verlagern, um Effizienzsteigerungen zu erreichen und gleichzeitig die Qualität der Outputs zu sichern.

Die umfassende Digitalisierung und Automatisierung des Beilagenmanagements und der Abläufe in der Druckerei und im Versand hat nicht nur die Effizienz gesteigert, sondern auch die Transparenz und Zusammenarbeit zwischen den beteiligten Abteilungen verbessert. Durch die Eliminierung ineffizienter Prozesse wird ein zukunftsorientierter und agiler Geschäftsbetrieb gefördert, der die Einsatzmöglichkeiten moderner Technologien optimal ausschöpft.